Il tuo progetto ha scadenze strette, i clienti stanno aspettando i risultati e metà del team è improvvisamente andata in vacanza di 2 settimane! E tu stesso l'hai accettato. Un incubo per un manager? No, la dura realtà della nostra azienda due anni fa.
Questo, insieme a tutta una serie di altri piccoli e grandi problemi, era la norma quotidiana della nostra azienda quando ho assunto il ruolo di Project Manager HR. L'obiettivo principale della mia posizione era mettere ordine e rendere tutti i processi HR trasparenti, comprensibili e, soprattutto, gestibili e prevedibili!
Il compito globale suonava così: scegliere un sistema informativo delle risorse umane (HRIS) adeguato e implementarlo. In realtà dietro le quinte c’è stato molto lavoro, tappe, insidie e conseguenze inaspettate.
Voglio condividere con voi l'esperienza più importante che ho maturato in questo progetto. Se tu o la tua azienda state affrontando un compito simile, il mio articolo ti salverà dagli errori e ti aiuterà a capire rapidamente da dove iniziare e in quale ordine agire.
1. Raccolta e analisi delle informazioni:
La prima cosa con cui ho iniziato sono state le interviste con le principali parti interessate del futuro HRIS. Ecco il nostro elenco di stakeholder:
– AMMINISTRATORE DELEGATO
– OCM
– Direttore informatico
– Responsabile delle vendite
– L’intero dipartimento di reclutamento
Tutti i dipendenti dell'azienda utilizzeranno il sistema. Tuttavia, il mio compito in questa fase era esplorare i processi chiave delle risorse umane e identificare eventuali problemi esistenti. Poiché la prima fase prevede i dettagli di base e la formalizzazione del processo, solo quando sei sicuro che sia adatto a tutti coloro che lo utilizzano puoi automatizzarlo.
In questa fase, abbiamo riscontrato che alcuni processi erano completamente assenti. Ad esempio, non esisteva una politica unificata per le vacanze. Ogni manager teneva traccia a modo suo e non esisteva un calendario comune per verificare le informazioni sulle assenze.
Un altro esempio di processo “fantasma” è stata la terminazione. Periodicamente sorgeva la necessità di farlo, ma nessuno sapeva come farlo correttamente. Come lo comunichiamo e lo giustifichiamo? Quali documenti sono necessari per la disdetta? Chi e quando effettuerà il pagamento finale? Queste erano le domande fondamentali che dovevo formulare, descrivere e ottenere l'approvazione.
2. Impostazione delle priorità:
Nella nostra azienda c’erano molte lacune e problemi. Ad un certo punto mi sono sentito addirittura sopraffatto e ho cominciato a pensare che il compito fosse impossibile. Da dove cominciare, su cosa concentrarsi? Esiste un sistema al mondo in grado di coprire tutte le nostre esigenze?
Ho deciso di affrontare la questione con la mente lucida. Ho compilato un elenco di "problemi scottanti relativi alle risorse umane" e ho chiesto a ciascun manager di valutarli da 1 a 10, dove 1 è "Non mi accorgerò nemmeno se manca questo in azienda" e 10 è "Non posso lavorare correttamente senza questo in questo momento.
Poi ho raccolto tutto in un'unica tabella e ho calcolato i punteggi. Ecco cosa ho ottenuto:
1. Velocità di chiusura delle posizioni (Reclutamento)
2. Onboarding
3. Fuori bordo
4. Gestione delle vacanze
Questi erano i leader assoluti. Queste aree dovevano essere risolte il prima possibile e hanno costituito la base della mia valutazione comparativa di HRIS.
3. Descrizione del processo:
È importante notare che 2 processi su 4 non esistevano affatto. Essenzialmente, c’erano (le persone venivano in qualche modo formate dopo l’assunzione e in qualche modo licenziate), ma non c’erano regole del gioco unificate.
Il reclutamento e le ferie esistevano in qualche forma, ma poiché c'erano molte domande al riguardo, ho deciso di analizzarli e creare un nuovo modello di lavoro ottimale che affrontasse le lacune più comuni.
Perché è importante concentrarsi sulla teoria e sulla documentazione in questo momento? Perché qui capirai i requisiti chiave per HRIS. Pertanto, sarà più facile per te scegliere tra una varietà e ridurre il rischio di un errore di scelta (quando tutti hanno già acquistato, configurato e capito che una determinata funzione è necessaria, ma o non è disponibile o è troppo costosa) ).
4. Selezione HRIS
Dopo le fasi precedenti, questa si è rivelata semplice e divertente. Ho semplicemente compilato un elenco di prodotti indispensabili per ciascuna categoria (la nostra top 4) e li ho controllati durante le dimostrazioni di vari HRIS.
All’epoca stavamo studiando e valutando:
– Bambù HR
– Forza popolare
– HURMA
– SAP
E un altro paio, ma non ricordo i loro nomi. Tuttavia, hanno abbandonato la corsa perché non soddisfacevano i requisiti principali del nostro elenco.
Alla fine, con un leggero vantaggio, People Force è emersa come vincitrice. L'equilibrio tra prezzo, complessità di implementazione, interfaccia user-friendly e moduli richiesti era ottimale.
Importante! In questa fase, tieni a mente non solo i moduli HR essenziali più apprezzati, ma anche le 3-4 aree successive. Il sistema dovrebbe essere adatto alle vostre esigenze future. Ad esempio, avevamo in programma di implementare KPI e una cultura basata sulle prestazioni, e sarebbe strano farlo in un sistema completamente diverso. Quindi, ho valutato la presenza di tali capacità anche confrontando HRIS.
Per quanto riguarda il modulo buste paga, per noi non era rilevante né in quel momento né nei successivi 3 anni.
Trovare un sistema che copra perfettamente TUTTO è impossibile. In teoria, tali strumenti esistono sul mercato, ma in pratica tendono ad essere troppo complessi (e costosi) da implementare, formare gli utenti e utilizzare a lungo termine. Ciò potrebbe essere fattibile per le grandi aziende con team IT estesi, ma non è stato il nostro caso.
5. Configurazione
L'unica cosa che voglio dire in questa sezione è che quanto più dettagliati saranno delineati i vostri processi nelle fasi precedenti, tanto più veloce e semplice sarà configurare il sistema per adattarlo alle vostre esigenze e garantire che funzioni e porti risultati, senza soffrire .
6. Formazione degli utenti chiave
È estremamente importante creare materiali di facile utilizzo: testi, video, disegni e diagrammi. Sì, ci sono manuali degli sviluppatori, ma sono noiosi e impersonali.
Ho creato materiali di formazione basati su esempi e processi della NOSTRA azienda. E ha aiutato i nostri dipendenti ad abituarsi al nuovo strumento.
Sì, anche coloro che avevano molti problemi prima di HRIS hanno avuto difficoltà ad accettarlo semplicemente perché era NUOVO e avevano bisogno di essere coinvolti, imparare e fare uno sforzo. È facile restare fedele a ciò a cui sei abituato.
7. Implementazione del Gruppo di Test
Ho selezionato le persone più coscienziose e motivate: i reclutatori! Con loro è stata condotta la prima esperienza operativa. Ho identificato gli errori di configurazione, modificato i processi se riscontravo problemi e condotto interviste individuali con ciascuno di essi per comprendere gli aspetti impegnativi.
Questa preparazione si è rivelata preziosa quando successivamente abbiamo esteso l'HRIS all'intera azienda, che all'epoca comprendeva 260 persone.
8. Lancio a livello aziendale
Due punti importanti da notare qui:
1. Sii preparato; prenderà del tempo. Implementare gradualmente. Le persone non amano i cambiamenti, anche in meglio. Esercita pazienza e sistematicamente, passo dopo passo, guidali dalle loro azioni familiari alla nuova realtà HRIS.
2. Coinvolgi gli esperti di marketing o diventalo tu stesso. “Vendere” l’idea di lavorare nel nuovo sistema invece di imporlo. Cosa offre ai tuoi colleghi? In che modo la loro vita diventa migliore/più facile con HRIS? Le motivazioni variano tra le diverse squadre. È necessario identificare e affrontare gli interessi di ciascun gruppo.
Ad esempio, abbiamo iniziato la presentazione dell'HRIS parlando della base di conoscenza appena creata. Il primo articolo, che invitava tutti a esplorare il sistema, aveva un titolo intrigante: “Vuoi un aumento di stipendio ? Come ottenerlo?”
Ho anche avuto discussioni separate con ciascun manager e team leader. Ho evidenziato i vantaggi dell'intero team che utilizza HRIS. Ricordando le loro lamentele e gli errori della prima fase, ho dimostrato come tutto sarebbe stato diverso nel nuovo sistema. Con il loro sostegno, ho chiesto loro di ricordare e promuovere l'uso dell'HRIS all'interno dei loro team.
Risultati dopo 1 anno:
– Ridotto il numero di posizioni aperte contemporaneamente del 60% (Reclutamento)
– Aumentata la velocità di chiusura delle posizioni del 50% (Reclutamento)
– Dimezzato il tasso di turnover entro i primi 3 mesi (Onboarding)
– Riduzione del turnover complessivo del 15% (HR interno)
– Miglioramento delle valutazioni sulle principali piattaforme di lavoro (Offboarding + HR Brand)
Inoltre, un intero elenco di risultati non digitalizzati ma cruciali:
– Organigramma chiaro e trasparente
– Accesso rapido ai colleghi per qualsiasi domanda, anche in diversi fusi orari e team con cui non si è mai lavorato prima (operiamo in modo completamente remoto e decentralizzato, coprendo 60 paesi e tutti i fusi orari)
– I dipendenti sono a conoscenza delle regole e delle politiche di base. Se lo dimentichi, c'è un posto comodo dove trovare facilmente tutto.
Dopo un altro anno, siamo passati alla creazione di una cultura basata sulla performance. Mettere ordine nei processi di base e implementare l'HRIS ci ha fornito l'opportunità di andare avanti e raggiungere un nuovo livello di gestione del team.
Competenze che saranno utili a te o a chiunque potresti coinvolgere in questo compito significativo e interessante:
Gestione del cambiamento, Gestione dei progetti, Psicologia, Capacità analitiche, Pensiero strategico, Nozioni di base di psicologia, Valutazione dei bisogni, Presentazione dei benefici, Pazienza e ottimismo.
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