Con una prestigiosa eredità che dura da oltre tre secoli, il gigante farmaceutico globale Merck ha intrapreso un viaggio straordinario quattro anni fa. Avendo il coraggio di rompere con le pratiche tradizionali, l'organizzazione ha adottato una tecnologia all'avanguardia nell'automazione dei processi robotici (RPA) e nei robot AI per semplificare i processi di archiviazione normativa. Il risultato? Maggiore efficienza e drastiche riduzioni dei tempi di documentazione.
Superare gli ostacoli interni
Abbracciare la tecnologia più recente è stata accolta con resistenza interna. Tuttavia, i team di India e Asia-Pacifico di Merck hanno dimostrato la potenza dei bot implementandoli con successo in un progetto per la Corea. Ciò che in precedenza richiedeva dai sei agli otto mesi per essere completato in un lungo lavoro di documentazione, ora può essere svolto in un mese. Nel frattempo, il team nordamericano ha registrato un significativo aumento della produttività, con la conversione di 6.000 richieste di acquisto in ordini di acquisto semplificata del 97% e il tempo di consegna ridotto del 60%. Anche i tempi di consegna per i fornitori esterni sono migliorati, passando dall'83% al 93%.
La dott.ssa Radhika Mahadev, capo dell'RPA presso Merck Life Science, ha evidenziato le sfide iniziali affrontate all'interno dell'organizzazione, dove è stata incontrata resistenza durante il tentativo di introdurre i robot per l'inserimento degli ordini. Il team scientifico, che non aveva familiarità con i ruoli di immissione degli ordini o di contatto con i clienti, aveva bisogno di un caso d'uso interessante per convincersi del potenziale della tecnologia.
Rivoluzionando l'invio di documenti normativi
Al centro delle operazioni di Merck c'è il compito cruciale di presentare documenti agli organismi di regolamentazione per l'approvazione dei prodotti. Prima che qualsiasi prodotto, sia esso un dispositivo medico, un farmaco o un servizio, possa essere lanciato in un paese, deve essere sottoposto a rigorosi processi normativi e revisione da parte di esperti in materia. I requisiti di documentazione per tali invii sono estesi e richiedono molto tempo.
Sono coinvolti due tipi di invii cartacei: invii sanitari destinati a organismi di regolamentazione come la FDA statunitense e l'EMA e invii di licenze presentati agli organi di regolamentazione di un paese per la conformità commerciale.
Quando è emersa la necessità di affrontare le voluminose pratiche burocratiche, la dott.ssa Mahadev e il suo team hanno cercato soluzioni innovative per semplificare il processo e ridurre l'onere della documentazione relativa alla conformità. Automazione e RPA sono emerse come opzioni praticabili, rivoluzionando potenzialmente lo status quo.
Semplificazione dell'inserimento degli ordini
Merck riceve ordini da clienti globali attraverso vari canali e formati di comunicazione, come e-mail, fax, PDF e posta ordinaria. Il processo di conversione delle richieste di acquisto dei clienti in ordini di acquisto secondo formati specifici, come prescritto dalle autorità di regolamentazione del paese, è stato gestito da un team di inserimento ordini.
Il team ha deciso di implementare i bot per il programma di regolamentazione della clemenza della Corea come caso d'uso iniziale. Questo programma è fondamentale per verificare la conformità alle normative nazionali per i prodotti tossici e non tossici. La mancata presentazione dei documenti richiesti per il prodotto al consiglio nazionale prima del lancio in Corea potrebbe comportare multe sostanziali o l'annullamento delle licenze.
Il progetto ha presentato diverse sfide, soprattutto in Corea, dove lo sviluppo di capacità linguistiche a Bengaluru in sei-nove mesi è stata un'esperienza da mangiarsi le unghie. I robot non erano mai stati utilizzati prima per attività di regolamentazione, rendendo l'intera impresa accolta con scetticismo.
Tuttavia, il successo dell'eliminazione dell'intero arretrato di scartoffie per circa 30.000 prodotti in un mese utilizzando i robot basati su intelligenza artificiale di UiPath e Automation Anywhere ha messo a tacere i dubbiosi, portando a una più ampia accettazione all'interno dell'organizzazione.
Espansione dell'influenza di RPA
Incoraggiata dal successo in Corea, Merck ha ampliato l'uso dell'RPA per affrontare il programma di inventario Japan Industrial Safety and Health Law (ISHL). Il volume di scartoffie per un ampio portafoglio di prodotti ha reso questo caso ideale per il secondo utilizzo per i bot.
Dopo aver ottenuto il successo in due paesi, Merck ha integrato la tecnologia a livello di screening degli ordini, un passaggio fondamentale nel processo decisionale per il lancio di prodotti in diversi paesi. Gli esperti in materia umana continuano a svolgere un ruolo cruciale nella convalida del 98% della conformità normativa, mentre il 2% è riservato alla revisione manuale di esperti, che funge da meccanismo di salvaguardia.
Adozione globale di bot
L'implementazione di successo di Merck ha spianato la strada ai bot per assistere con la documentazione normativa in 23 aree geografiche in tutto il mondo. Inoltre, i bot vengono ora implementati nelle operazioni della supply chain e nell'assistenza clienti, migliorando ulteriormente l'efficienza operativa.
Con il loro viaggio di trasformazione tutt'altro che concluso, Merck prevede di utilizzare i bot per i progetti di intelligenza artificiale e di integrare l'RPA con l'analisi. L'organizzazione mira inoltre a sfruttare le tecnologie dirompenti per affrontare le sfide dei dati non strutturati, che costituiscono quasi il 60% delle sue attività.
La storia di successo di Merck mostra l'immenso potenziale dei robot IA e dell'RPA nel rivoluzionare i processi critici all'interno dell'industria farmaceutica. Abbracciando l'innovazione e l'automazione, Merck continua a guidare l'efficienza, l'accuratezza e l'efficacia nel complesso panorama della conformità normativa e oltre.